La experiencia digital de ser empleado en casi cualquier empresa es terrible. Las restricciones que imponen los administradores de la tecnología, hacen que sea prácticamente imposible ser productivo sin usar el computador emitido y administrado por la empresa. En el mundo actual ese escenario constituye un completo absurdo.
La realidad es que la manera como nos comportamos en el ámbito profesional está cambiando rápidamente. Este cambio se manifiesta de diversas maneras. Cambian los procesos de negocio. Cambia el comportamiento social de los empleados. Cambia el entorno de trabajo. Cambia la tecnología y los modos de interacción profesional. La premisa básica es que no hay ningún factor intocable. Una empresa que quiera ser digital debe tener estos y muchos mas factores en cuenta.
El equilibrio entre seguridad y conveniencia
Hay una tensión natural entre quienes administran la tecnología y quienes la usan. El factor crítico que genera esta tensión es el control de la información. En el mundo tecnológico no-digital, controlar los flujos de información es una tarea muy compleja. Sucede porque la información de mayor sensibilidad, tiende a residir localmente en los dispositivos. Hablo de las hojas de Excel, de las presentaciones de PowerPoint, de los correos electrónicos, etc….
Por esta razón IT busca, de manera casi enfermiza, mantener el control total de los dispositivos. La manifestación de esta obsesión son los controles de envío de archivos por correo electrónico, la deshabilitación de los puertos USB, los controles al acceso de servicios en la nube como Dropbox, etc…. El asunto es que en un mundo no-digital, estas restricciones reducen de manera importante la productividad. Y no solo eso, también incrementan el peligro de pérdida. Piénselo. Los empleados pasan mucho tiempo buscando como burlar las restricciones. La mayoría de las veces lo hacen con las mejores intenciones. Es la única manera de trabajar en equipo con la tecnología disponible. Así que han creado todo un movimiento de subcultura empresarial: el “shadow IT”. El shadow-IT está dedicado a resolver, con muchísima innovación, todas estas pequeñas, pero molestas, incoveniencias.
En el mundo digital este es un problema casi trivial
En el mundo digital la información reside en repositorios adecuados. Los repositorios adecuados por lo general residen en la nube. Nube que puede ser pública o privada, pero que tiene como característica principal que se puede acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mundo. Igual a como funciona Facebook.
El intercambio de información no se hace enviando archivos de máquina a máquina. En la práctica no hay que enviarle archivos a nadie. Los empleados tienen acceso a la información que necesitan, en las condiciones óptimas que requieren, para cumplir con su tarea.
Al no existir el intercambio de información a través de archivos, los controles al intercambio físico son superfluos. La información simplemente corre a través de los flujos de trabajo y llega a su destino en tiempo real. La conveniencia del sistema digital evita poner en riesgo la información con soluciones “caseras”. Nadie copia archivos en USBs para transmitir la información. Nadie usa el correo electrónico para enviar archivos. En el mundo ideal, los archivos ni siquiera existen, todo funciona directamente sobre bases de datos.
En el mundo digital la dinámica de trabajo cambia
El correo electrónico, como lo conocemos, esta en vías de extinción. Si han seguido las noticias tecnológicas recientes, habrán visto que muchas empresas están lanzando servicios de “chat empresarial”. El líder en este espacio es Slack. Pero Facebook, Broadsoft y Microsoft también han lanzado soluciones al mercado recientemente. El propósito de estas aplicaciones es cambiar la interacción entre usuarios. Por ejemplo, lo que antes eran cadenas interminables de correos con archivos anexos, ahora son conversaciones en línea con enlaces a documentos, en aquellos casos esporádicos en que fuesen necesarios.
Digo esporádicos, porque en el mundo digital no tiene sentido enviar, por ejemplo, una presentación de PowerPoint para trabajar en ella de manera secuencial. Todos los paquetes modernos de productividad ofrecen opciones de trabajo colaborativo, donde 2 o mas usuarios pueden ver y editar, al mismo tiempo, el documento.
Tampoco tiene sentido iniciar una interacción o servicio interno por medio de un correo o comunicación formal. Los sistemas de chat empresarial usan chatbots. Los chatbots son aplicaciones que interactúan con los usuarios, en lenguaje casi natural, directamente sobre el chat. Al invocarlos, se inicia automáticamente el flujo de trabajo sobre la aplicación o aplicaciones que la administren. Por ejemplo, usando la integración de Abacus con Slack, es posible iniciar el proceso de reporte de gastos con solo postear un enlace a una imagen del recibo. Para que se imagine el asunto, para radicar un reporte de gastos habría que escribír algo como /gasto https://dropbox.com/mirecibo en un chatroom y listo.
Obviamente el mundo digital funciona, si IT esta dispuesto a transformarse
Ayer hablaba de la transformación digital vista desde la perspectiva interna. El cliente interno es tanto o más importante que el externo. En la medida en que el interno encuentra conveniencia, crece su disposición hacia la transformación interna. Pero IT tiene que colaborar. Por ejemplo, permitiendo y fomentando el uso de herramientas colaborativas en la nube, como slack. Adoptando aplicaciones que se integren con este tipo de soluciones. Liberando el acceso hacia las herramientas colaborativas.
Trabajé de manera consecutiva en 3 empresas en donde las redes inalámbricas eran inexistentes. El argumento era que generaban peligro de pérdida de la información. Cual información? A duras penas éramos capaces de producirla! Cuando pregunté en IT me dijeron que era muy peligroso. Paradójicamente la conversación sucedió por un chat inseguro en WhatsApp! Como dicen los personajes de Condorito: PLOP!
Toda la tecnología que estoy describiendo está disponible hoy y es relativamente trivial de instalar, si no se involucra un “experto de IT”. Si no funciona en su empresa es porque no hay disposición de cambio en su departamento de IT. Será la hora de armarle una protesta masiva (cacerolazo?) via WhatsApp a la mesa de ayuda? Ahí les dejo la motivación.
